RODO - Opti Finance

RODO: klauzula informacyjna

Niniejsza klauzula informacyjna wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzamy Twoje dane osobowe w związku z naszą działalnością leasingową i ubezpieczeniową. W zależności od tego, z której usługi korzystasz, administratorem danych jest podmiot wskazany poniżej.

Kontakt w sprawach ochrony danych i zgód (oba podmioty): rodo@optif.pl. Punkt kontaktu ogólnego: biuro@optif.pl. Nie powołaliśmy Inspektora Ochrony Danych.

A) Leasing: Opti Finance Mateusz Kozieł (DG)

Administrator danych: Opti Finance Mateusz Kozieł (jednoosobowa działalność gospodarcza), NIP: 9581701618.
Punkt kontaktu: biuro@optif.pl, sprawy RODO i zgód: rodo@optif.pl.

1. Kategorie danych i źródła

Dane identyfikacyjne i kontaktowe (np. imię, nazwisko, e-mail, telefon, firma/NIP).
Dane ofertowe i dotyczące przedmiotu leasingu (np. parametry pojazdu/maszyny, preferencje finansowania).
Dane wymagane przez finansującego przy zawieraniu umowy (np. PESEL/REGON, jeśli niezbędne).
Dane techniczne z korzystania z serwisu (logi, adres IP, zgodnie z Polityką cookies).

Źródła: bezpośrednio od Ciebie, z polecenia, ewentualnie z publicznych rejestrów zgodnie z prawem.

2. Cele i podstawy prawne (art. 6 RODO)

Przygotowanie i przedstawienie oferty, działania przed zawarciem umowy: art. 6 ust. 1 lit. b.
Kontakt i bieżąca komunikacja: art. 6 ust. 1 lit. f (uzasadniony interes administratora).
Zawarcie i wykonanie umowy, rozliczenia i księgowość: art. 6 ust. 1 lit. b i c.
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f.
Marketing własny (e-mail/SMS/telefon) oraz profilowanie marketingowe: wyłącznie art. 6 ust. 1 lit. a, czyli odrębna i dobrowolna zgoda na każdy cel. Zasady, w tym łączny limit nie więcej niż 4 kontaktów marketingowych w każdym okresie kolejnych 12 miesięcy oraz sposoby wycofania zgody, opisuje sekcja 3 Polityki prywatności. Bez zgody nie prowadzimy marketingu w tych kanałach.

3. Odbiorcy danych

Leasingodawcy/instytucje finansujące: jako odrębni administratorzy (otrzymują dane, gdy prosisz o ofertę/umowę).
Dostawcy IT i chmury jako podmioty przetwarzające: Microsoft 365/OneDrive (poczta i pliki), Cloudflare (hosting serwisu, przyjmowanie i ochrona zgłoszeń z formularzy, statystyka bez plików cookies), Neon (baza danych we Frankfurcie), SMSAPI (wiadomości SMS z kodem), OVH (rejestracja domeny, a do czasu wygaszenia poprzedniej wersji serwisu także jej hosting). Pełna lista: pkt 5 Polityki prywatności.
Organy publiczne: gdy wynika to z przepisów.

4. Przekazywanie poza EOG

Może wystąpić w związku z infrastrukturą globalnych dostawców (np. Microsoft). Stosujemy standardowe klauzule umowne (SCC) i środki dodatkowe.

5. Okres przechowywania

Zapytania/oferty bez zawarcia umowy: co do zasady 12 miesięcy.
Dokumenty i korespondencja związane z umową: przez okres jej trwania oraz zgodnie z przepisami o przedawnieniu roszczeń.
Księgowość: 5 lat od końca roku podatkowego.
Logi techniczne: do 24 miesięcy.
Marketing: do cofnięcia zgody/wniesienia sprzeciwu; dowód wyrażenia i wycofania zgody przechowujemy przez czas obowiązywania zgody oraz 3 lata po jej wycofaniu (rozliczalność).

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Prawo dostępu do danych i uzyskania kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania (w tym marketingu) oraz wycofania zgody. Przysługuje skarga do Prezesa UODO. Kontakt w sprawie praw: rodo@optif.pl lub biuro@optif.pl.

7. Dobrowolność danych i zautomatyzowane decyzje

Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne, aby uzyskać ofertę i zawrzeć umowę. Nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne. Ewentualne oceny ryzyka/zdolności prowadzone są przez leasingodawcę jako odrębnego administratora.

B) Ubezpieczenia: OPTI FINANCE Sp. z o.o. / czynności OFWCA

Administrator danych (własne działania spółki): OPTI FINANCE Sp. z o.o., NIP: 9581720828.
Punkt kontaktu: biuro@optif.pl, sprawy RODO i zgód: rodo@optif.pl.

W zakresie czynności agencyjnych (OFWCA) działamy z upoważnienia Agencji i Zakładów Ubezpieczeń. W tym zakresie to Agencja i poszczególne Zakłady Ubezpieczeń są odrębnymi administratorami danych.

1. Kategorie danych i źródła

Dane identyfikacyjne i kontaktowe (np. imię, nazwisko, e-mail, telefon, adres).
Dane potrzebne do oceny ryzyka i przygotowania oferty (np. PESEL, dane pojazdu, historia ubezpieczeniowa, zakres ochrony).
Dane wynikające z korespondencji i procesu zawierania umowy.
Dane techniczne z korzystania z serwisu (logi, IP, zgodnie z Polityką cookies).

Źródła: bezpośrednio od Ciebie, z polecenia, ewentualnie z rejestrów/zewnętrznych baz zgodnie z prawem.

2. Cele i podstawy prawne (art. 6 RODO)

Przygotowanie oferty i działania przed zawarciem umowy: art. 6 ust. 1 lit. b.
Analiza potrzeb klienta (APK) przed zaproponowaniem ubezpieczenia: art. 6 ust. 1 lit. c w zw. z art. 8 ustawy z 15 grudnia 2017 r. o dystrybucji ubezpieczeń.
Kontakt i obsługa: art. 6 ust. 1 lit. f.
Zawarcie i wykonanie umowy ubezpieczenia, rozliczenia: art. 6 ust. 1 lit. b i c (obowiązki prawne).
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f.
Marketing własny (e-mail/SMS/telefon) oraz profilowanie marketingowe: wyłącznie art. 6 ust. 1 lit. a, czyli odrębna i dobrowolna zgoda na każdy cel. Zasady, w tym łączny limit nie więcej niż 4 kontaktów marketingowych w każdym okresie kolejnych 12 miesięcy oraz sposoby wycofania zgody, opisuje sekcja 3 Polityki prywatności. Bez zgody nie prowadzimy marketingu w tych kanałach.

3. Administratorzy odrębni (OFWCA) i odbiorcy

Agencja Konsultant Sp. z o.o. (marka Superpolisa) oraz poszczególne Zakłady Ubezpieczeń: odrębni administratorzy danych w procesie zawierania i obsługi polis; stosują własne klauzule informacyjne i zasady (w tym możliwe profilowanie/ocena ryzyka po ich stronie).
Dostawcy IT i chmury (podmioty przetwarzające): Microsoft 365/OneDrive, Cloudflare, Neon, SMSAPI, OVH (rejestracja domeny i do czasu wygaszenia poprzedniej wersji serwisu jej hosting). Pełna lista: pkt 5 Polityki prywatności.
Organy publiczne: gdy wymagane prawem.

4. Przekazywanie poza EOG

Może wystąpić w związku z infrastrukturą globalnych dostawców (np. Microsoft/Google). Stosujemy standardowe klauzule umowne (SCC) i środki dodatkowe.

5. Okres przechowywania

Zapytania/oferty bez zawarcia umowy: co do zasady 12 miesięcy.
Dokumenty robocze i korespondencja: do sfinalizowania sprawy, następnie niezwłoczne usunięcie.
Polisy w aktach operacyjnych spółki (na potrzeby obsługi klienta): co do zasady do czasu sprzedaży pojazdu, jednak nie dłużej niż 3 lata wstecz licząc rok bieżący.
Księgowość: 5 lat od końca roku podatkowego.
Logi techniczne: do 24 miesięcy.
Marketing: do cofnięcia zgody/wniesienia sprzeciwu; dowód wyrażenia i wycofania zgody przechowujemy przez czas obowiązywania zgody oraz 3 lata po jej wycofaniu (rozliczalność).

6. Prawa osób i kontakt

Przysługuje prawo dostępu do danych i kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przeniesienia, sprzeciwu wobec przetwarzania (w tym marketingu) oraz wycofania zgody. Przysługuje skarga do Prezesa UODO. Żądania możesz kierować na: rodo@optif.pl, biuro@optif.pl lub przez formularz „Żądanie danych RODO” na stronie.

7. Dobrowolność danych i decyzje automatyczne

Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do przygotowania oferty i obsługi ubezpieczenia. Po naszej stronie nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne. U poszczególnych Zakładów Ubezpieczeń mogą występować automatyczne kalkulacje i ocena ryzyka zgodnie z ich zasadami; są oni odrębnymi administratorami.

C) Postanowienia wspólne

1. Bezpieczeństwo

Stosujemy m.in.: Windows 11 Pro, szyfrowanie dysków (BitLocker), MFA, zasadę minimalnych uprawnień, ewidencję udostępnień, OneDrive/SharePoint z udostępnieniami imiennymi (hasła przekazywane innym kanałem), minimalizację danych w komunikatorach, asystent AI w systemie CRM działa na własnym serwerze firmy, a dane klientów nie trafiają do zewnętrznych dostawców usług AI (działania asystenta zatwierdza pracownik), brak wprowadzania danych klientów do zewnętrznych narzędzi AI (chyba że po anonimizacji), wersjonowanie w chmurze i planowane kopie offline.

2. Cookies i narzędzia

Serwis korzysta z własnego banera zgód. Skrypty i treści podmiotów trzecich, które wymagają zgody (funkcjonalne i marketingowe), uruchamiamy dopiero po jej wyrażeniu. Statystyka Cloudflare Web Analytics działa bez plików cookies i bez zapisu w urządzeniu. Szczegóły w Polityce plików cookies.

3. Zmiany klauzuli

Klauzula może ulegać zmianom wraz z rozwojem procesów i narzędzi. Aktualna wersja jest dostępna w serwisie.

D) Klauzule zgód: zestaw 2026-08 (archiwum brzmień)

Poniżej pełne brzmienia oświadczenia i zgód zbieranych w naszych formularzach (analiza potrzeb klienta, kalkulatory, formularz kontaktowy). To brzmienia, na które powołują się nasze rejestry zgód. Wcześniejsze wersje udostępniamy na żądanie: rodo@optif.pl.

Oświadczenie o zapoznaniu z klauzulą informacyjną (wymagane):

Zapoznałem się z klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania moich danych osobowych. Administratorami danych są Opti Finance Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni oraz Mateusz Kozieł prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Opti Finance Mateusz Kozieł (usługi finansowania). Przy zawieraniu umów ubezpieczenia działamy jako agent: dane dotyczące umów ubezpieczenia przetwarzane są w systemach agencji i zakładów ubezpieczeń jako odrębnych administratorów. Szczegóły w Polityce prywatności: optif.pl/polityka-prywatnosci.

Zgoda marketingowa (e-mail, dobrowolna):

Wyrażam zgodę na otrzymywanie od Opti Finance Sp. z o.o. oraz od Mateusza Kozieła prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą Opti Finance Mateusz Kozieł (łącznie „Opti Finance”) na podany przeze mnie adres e-mail informacji handlowych o produktach i usługach, w tym o zmianach prawnych i nowych produktach. Łącznie (we wszystkich kanałach, na które wyraziłem zgodę) otrzymam nie więcej niż 4 wiadomości w każdym okresie kolejnych 12 miesięcy. Zgoda jest dobrowolna, a jej niewyrażenie nie wpływa na obsługę mojego zapytania. Mogę ją wycofać w każdej chwili, klikając link rezygnacji w dowolnej wiadomości albo pisząc na rodo@optif.pl, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania.

Zgoda marketingowa (SMS, dobrowolna):

Wyrażam zgodę na otrzymywanie od Opti Finance Sp. z o.o. oraz od Mateusza Kozieła prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą Opti Finance Mateusz Kozieł (łącznie „Opti Finance”) na podany przeze mnie numer telefonu wiadomości SMS z informacjami handlowymi o produktach i usługach, w tym o zmianach prawnych i nowych produktach. Łącznie (we wszystkich kanałach, na które wyraziłem zgodę) otrzymam nie więcej niż 4 wiadomości w każdym okresie kolejnych 12 miesięcy. Zgoda jest dobrowolna, a jej niewyrażenie nie wpływa na obsługę mojego zapytania. Mogę ją wycofać w każdej chwili, odpowiadając STOP na dowolną wiadomość albo pisząc na rodo@optif.pl, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania.

Zgoda marketingowa (telefon, dobrowolna):

Wyrażam zgodę na kontakt telefoniczny ze strony Opti Finance Sp. z o.o. oraz Mateusza Kozieła prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą Opti Finance Mateusz Kozieł (łącznie „Opti Finance”) na podany przeze mnie numer w celu przedstawiania informacji o produktach i usługach, w tym o zmianach prawnych i nowych produktach. Łącznie (we wszystkich kanałach, na które wyraziłem zgodę) otrzymam nie więcej niż 4 takie kontakty w każdym okresie kolejnych 12 miesięcy. Zgoda jest dobrowolna, a jej niewyrażenie nie wpływa na obsługę mojego zapytania. Mogę ją wycofać w każdej chwili, informując o tym podczas rozmowy albo pisząc na rodo@optif.pl, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania.

Zgoda na profilowanie marketingowe (dobrowolna):

Wyrażam zgodę na analizowanie przez Opti Finance Sp. z o.o. oraz Mateusza Kozieła prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą Opti Finance Mateusz Kozieł (łącznie „Opti Finance”) moich danych i historii współpracy w celu proponowania mi w przyszłości ofert dopasowanych do moich potrzeb, wykraczających poza obsługę bieżącego zapytania. Na podstawie tej analizy nie są podejmowane decyzje oparte wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec mnie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na mnie wpływały: analiza służy wyłącznie lepszemu dopasowaniu propozycji przedstawianych przez pracownika. Zgoda jest dobrowolna, a jej niewyrażenie nie wpływa na obsługę zapytania ani na dobór oferty w ramach tego zapytania. Mogę ją wycofać w każdej chwili, pisząc na rodo@optif.pl, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania.

Wersja klauzuli: 2026-08 (obowiązuje od 10.08.2026)
Kontakt: biuro@optif.pl | rodo@optif.pl | Tel: +48 536 152 161